כללים לשיחת וועידה מוצלחת

כללים וקווים מנחים, עבור שיחת ווידאו עסקית-מקצועית מוצלחת והמחולקים לשלושה תחומים - הכנה מקדימה, תשתית וטכנולוגיה והשיחה עצמה.

במציאות של עבודה-מרחוק, שיחת הוידאו הפכה לחלק בלתי-נפרד ועיקרי משגרת הפעילות שלנו כעצמאיים, שכירים ובעלי עסקים. אספנו עבורכם מספר כללים וקווים מנחים להערכות וניהול שיחת הוידאו כדי להפוך אותה ליעילה, נעימה ומקצועית.

את ההכנות לקיום שיחות וידאו, אפשר לחלק לשלושה תחומים מרכזיים:

1. תשתיות טכנולוגיה - האמצעים הטכנולוגיים לקיום רציף של שיחת וידאו (חיבור אינטרנט, מצלמה, מיקרופון, סביבת עבודה) 
2. הכנה מקדימה - לבוש, מיקום ורקע, תיזמון, מיקום המצלמה והמיקרופון וכו'
3. מהלך השיחה עצמה - שבירת הקרח, תכנון השיחה, אורכה, אווירה מקצועית ועוד.

את שלושת התחומים הללו, אפשר לפרק ל-12 טיפים מנצחים לניהול שיחות וידאו מנצחת:

1. שברו את הקרח - שיחת וידאו, היא פגישה ככל הפגישות. לכן, אל תשכחו לרכך את האווירה עם בדיחה, מזג האוויר, לדרוש לשלום המשתתפים, אירוע ספורט או תרבות בולט ועוד.
2. לבוש ראוי - לכאורה, אפשר לעבוד עם "תחתונים", אבל ובכל מקרה הקפידו על לבוש ראוי לפגישה ובפרט כזה שאינו מרצד, מושך תשומת לב ומפריע לריכוז ולדיון התקין.
3. רוחב הפס - החיבור שלכם לאינטרנט, חיוני לקיום שיחה רציפה, לאיכות תמונה סבירה, יכולת שיתוף קבצים ואפקטיביות. וודאו מראש כי רוחב הפס מתאים לאופי השיחה.
4. איכות הסאונד - אמנם מדובר בשיחת וידאו, אבל גם לאיכות השמע (הסאונד) חשיבות גדולה ועל כן בדקו מראש את המיקרופון, מקמו אותו במרחק המתאים, אל תצמידו אותו לבגדים ותרגלו כך שלא יגרמו רעשים מיותרים ברקע.
5. מיקום השיחה - רעשי רקע, זוית צילום, נוחות התפעול, דמויות חולפות (ילדים, בני זוג, עוברי אורח וכו'), מבוכה ועוד יכולים להכשיל שיחת וידאו. יש לבחור מראש מיקום לשיחה וכך שכל אלו יצטמצמו למינימום האפשרי.
6. חומרים וקבצים - הערכו מראש לשיחה עם הקבצים והחומרים אותם עליכם להציג (לשתף) וכדי שהישיבה תתקיים באופן רציף ויעיל.
7. תאורה ורקע - תכננו מראש את התאורה ואת הרקע מאחוריכם וכדי למנוע הצללה לא מתאימה ותאורה אחידה. רקע בהיר מדי (אך גם לא כהה מדי), יכול לפגום באיכות התמונה.
8. מיקום גובה המצלמה - כוונו את המצלמה מראש וכך שתצלם אתכם בגובה העיניים, לא מלמטה או מלמעלה, וכדי לייצר תחושה טבעית ככל האפשר.
9. סביבת עבודה במחשב - נקו את סביבת העבודה שלכם במחשב, כבו יישומים אחרים ומנעו הסחות דעת או הפרעות חיצוניות.
10. תזמון ואורך השיחה - תזמנו את השיחה לשעות נוחות לכל הצדדים, כך שתהיו ערים וממוקדים ותכננו את אורכה שלא יהיה ארוך מדי ויעילותה תיפגם.
11. מערכת שיחת הווידאו - הבטיחו מראש כי מערכת שיחת הוידאו שלכם תואמת לזו של שאר המשתתפים וכי כולם יודעים איך להתחבר, להפעיל רמקול, מיקרופון ומצלמה וכדי לא לאבד זמן יקר.
12. שמרו על מקצועיות - שיחת וידאו עסקית, היא ישיבה עסקית לכל דבר ועניין. תכננו אותה מראש, התנהלו באופן מקצועי ותוך כיבוד הצד השני, התוכן והתוצרים שהיא אמורה ליצר.

הקפדה על 12 כללים אלו, תשתיות מתאימות, הכנה מראש של תוכן השיחה והמיקום וניהול נכון של השיחה עצמה - יבטיחו וברוב המקרים כי תוצריה יתיאמו לציפיות שלכם וכך תוכלו לנהל שגרת עבודה מרחוק יעילה שתאפשר לכם לחזור לשגרה בהמשך וללא השפעה גדולה מדי על ההתנהלות העסקית של הארגון או העסק שלכם.

כדי ללמוד עוד על עבודה מרחוק ואיך עושים זאת נכון, לחצו.